Você vai imprimir um documento? Então, pense de novo. Num mundo tão digital, muito papel ainda está sendo desperdiçado por falta de costume em lidar com novas práticas no cotidiano de trabalho. Com o objetivo de conter os desperdícios e, com isso, atuar em favor da economia de recursos naturais, desde 2012 o Tribunal de Justiça de Santa Catarina (TJ/SC) implantou a digitalização de processos físicos, que começou de maneira tímida, até que, em novembro de 2014, foi concluída a instalação da versão 5 do Sistema de Automação do Judiciário em todas as unidades de 1º grau (varas e juizados). Desde então, 100% dos processos novos entram no formato digital em Santa Catarina. Existe ainda, todavia, um grande acervo de processos físicos que não se beneficiam imediatamente da agilidade e das novas ferramentas.
Para essa tarefa, a Diretoria-Geral Administrativa (DGA) tem em sua Assessoria de Modernização Judiciária (AMJ) um Programa de Digitalização de Processos, coordenado pelo Servidor Lucídio José Garbin. Com base em um levantamento realizado no final de 2014, ainda tramitavam em meio físico aproximadamente 1,6 milhão processos, e a expectativa é de que, em cinco anos, o Estado esteja 100% digital. “Será necessário digitalizar a metade, pois o restante dos processos será finalizado antes que sejam alcançados”, calcula.
Para se ter uma noção, cada processo tem aproximadamente 100 páginas, ou seja, são 160 milhões de folhas de papel impressas, que pesam cerca de 800 toneladas. Para produzir essa quantidade de papel, é necessário cortar 9,6 mil árvores. Isso somente contando o atual acervo do Judiciário catarinense. Com a entrada de novos processos em formato digital, que somam cerca de 1 milhão por ano, o Estado deixou de imprimir anualmente 500 toneladas de papel.
Fora a redução do impacto ambiental, o Judiciário ganha ainda em agilidade, redução de despesas e ganhos de operacionalidade no trabalho. Segundo o Juiz André Alexandre Happke, membro do Comitê Gestor de Informática (CG-Info) do Tribunal de Justiça de Santa Catarina (TJ/SC), há estudos que apontam uma redução de 70% do tempo de tramitação de processos, pois é o tempo da logística mecânica, que aos poucos é abolida com a automação. “O tempo que sobra para o processo é o tempo ’nobre’, de estudar e se dedicar a resolver as questões das pessoas. O aspecto humano se torna central, deixando-se de lado o burocrático”, explica.
Além disso, somente com insumos físicos (papel, grampos, colchetes, tonner de impressora), em um ano de distribuição de processos digitais no Estado, a economia é de R$ 20 milhões. “A utilização de ferramentas de automação geram mais eficiência e celeridade no atendimento, em contraposição a menor necessidade de agregação de mão de obra. As pessoas que já trabalham nos processos terão uma atividade mais valorizada e qualificada, voltada diretamente à análise e trabalho com o conflito”, ressalta Happke.
Segundo Garbin, inicialmente, foi preciso vencer a desconfiança sobre o arquivamento digital, mas logo os Magistrados e Servidores perceberam as vantagens do meio eletrônico. “No início tínhamos um sistema que não suportava tantos arquivos e travava, então houve certa desconfiança da operacionalidade do sistema. Mas, agora, com estes problemas resolvidos, os Magistrados viram que o meio digital acelera o tempo dos processos e não querem mais saber do papel”, conta.
Atualmente, o setor digitaliza aproximadamente 25 mil páginas por dia, mas a meta é dobrar esse número. “Ainda estamos em processo de treinamento da equipe e esperamos chegar, em breve, as 50 mil páginas digitalizadas por dia”, afirma o coordenador do programa.
Serviços oferecidos
Num primeiro momento, quando uma unidade busca a digitalização de seus processos físicos, desloca-se um profissional para treinamento de conversão em massa, pois o treinamento padrão é para digitalizações individuais. Além disso, são requisitados os equipamentos necessários em quantidade estimada conforme a capacidade de trabalho que será empregada, bem como estimado o tempo para conclusão do trabalho (parcial ou total, conforme o caso). Para auxiliar nesse aspecto, foi recentemente disponibilizado pela DGA um Manual de Digitalização, de uso interno, que orienta o público-alvo dedicado a essa atividade. Essas capacitações já atingiram oito comarcas em apenas um ano, e mais 26 pedidos estão em curso para atendimento.
Para situações consideradas emergenciais ou estratégicas pela Presidência e/ou pela Corregedoria-Geral da Justiça (transferência de presos, mudança de prédios, adequação estrutural, viabilização da instalação de unidades, redução da demanda de pessoal em situações pontuais, integração às Divisões de Tramitação Remota), há um segundo serviço que se vale de forças-tarefa. Neste, Servidores de diversas comarcas viajam em finais de semana para o local a ser atendido, e trabalham sábado e domingo em regime de mutirão para digitalização de processos. Com esse proceder, em pouco mais de um ano se obteve a virtualização de mais de um milhão de páginas de processos em trâmite.
O terceiro serviço começou a ser implementado ao poucos e, desde maio, conta com quadro de pessoal quase completo. Trata-se do Setor de Digitalização, também subordinado à Assessoria de Modernização Judiciária (AMJ), composto de seis servidores efetivos e mais vinte colaboradores terceirizados. Em pouco tempo o setor já alcançou a marca de 20 mil processos convertidos. O serviço é dividido em três categorias: Preparação do documento; Digitalização; Conferência e Validação.
Passo a passo da digitalização
O procedimento é meticuloso: primeiro, o processo é preparado, os grampos são retirados, documentos colados e as partes deterioradas são restauradas. Após essa primeira etapa, ocorre a digitalização propriamente dita, a conferência da legibilidade dos documentos e, por fim, sua disponibilização em uma rede e a importação automática para o sistema pela Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI). Depois de todo esse procedimento, há ainda a categorização dos documentos. Nessa indexação do processo digital (categorização), servidores experientes identificam cada tipo de documento que compõe os autos, facilitando a navegação pelos usuários (internos e externos).
Para que se dê conta da quantidade exponencialmente crescente que está se digitalizando, foram formados grupos de trabalho de categorização, com atuação em nuvem dos Servidores espalhados pelo Estado. Esse formato está em análise e seu potencial de crescimento é regulado também pela capacidade de absorção dos processos e cumprimento das demandas.
Ações e resultados
Nos resultados práticos, o programa já organizou três varas regionais que concentraram processos digitalizados de regiões próximas: as Varas Regionais de Direito Bancário de Balneário Camboriú (Camboriú e Itapema) e de Itajaí (Balneário Piçarras e Navegantes), e a 2ª Vara da Fazenda Pública e Execução Fiscal Estadual de Chapecó (que recebeu processos de execução fiscal de Itá, Ipumirim, Coronel Freitas, Concórdia e Xaxim). Além disso, concluiu recentemente a digitalização de todas as execuções penais de Lages e de Chapecó, está concluindo a comarca de Curitibanos e logo haverá cronograma para atender as demais. Os acervos das Varas Bancárias da Capital também foram convertidos, já em fase de finalização, para caber estruturalmente no novo espaço adquirido pelo TJ/SC para alocá-las, o qual já pressupõe varas sem papel.
A Vara de Precatórios e Execuções contra a Fazenda Pública da Capital, que possui volume aproximado de 14 mil processos em trâmite, muitos bastante volumosos, e tinha dificuldades de espaço físico, com quase impossibilidade de se caminhar entre tantas pilhas que se acumulavam no chão, já está atualmente 35% digital e segue em trabalho para agilizar sua conversão, enquanto na outra ponta, o Setor de Precatórios da Presidência do Tribunal de Justiça, já se digitalizou 100% dos mais de oito mil processos de precatórios que aportaram para gerenciamento de listas e pagamentos. Já são dez as varas 100% digitais em todo o Estado. A elas se juntam outras 17, cujo acervo já passa de 90% digitalizado.
O índice de processos digitais foi atualizado recentemente e o Manual de Digitalização está disponibilizado na intranet do site do Tribunal de Justiça de Santa Catarina (TJ/SC). O andamento da implantação digital no 1º grau pode ser acompanhado virtualmente no link: http://portal.tjsc.jus.br/web/processo-eletronico/unidades-implantadas. (Texto e arte: Karina Schovepper)
