Uso de tecnologia 100% em nuvem permite fazer empenhamentos, liquidações, pagamentos, compras e folha de pagamento com software único e sem papel
É necessário acelerar a digitalização da gestão pública, indo muito além da tramitação de memorandos ou requerimentos informatizados. Para um governo ser considerado verdadeiramente digital, é preciso que todos os trâmites ocorram pela Internet, por meio de um sistema único, sem o uso de papel. Esse é o propósito da catarinense IPM Sistemas, pioneira no desenvolvimento de software plataforma única e 100% em nuvem para a gestão pública municipal.
“Trabalhamos na construção de cidades inteligentes há 25 anos. Com o Atende.Net, os dados são armazenados em nuvem, o trâmite de processos é em tempo real e a aprovação é via assinatura digital. E o próprio sistema que tramita os processos também realiza os lançamentos em contabilidade, RH, arrecadação, compras e em outras áreas. O resultado é mais agilidade e eficácia, além de redução de custos com CPD local, manutenções, impressoras, arquivo morto e Correios”, explica Elvio Meurer, gerente Comercial da IPM.
Ainda, o Atende.Net tem foco em múltiplas entidades, atendendo também Fundos, Fundações, Autarquias, Institutos e Câmaras de Vereadores. Portanto, cumpre os requisitos do Decreto nº 10.540/2020, que regula o novo Siafic. “Nosso sistema tem base de dados única e pode ser usado por todos os entes municipais, o portal de transparência é carregado de forma automática em tempo real”, salienta Elvio.
E o cidadão é muito beneficiado, pois essa tecnologia permite autoatendimento 24h pela Internet. Pelo site ou app, é possível solicitar alvará de construção, anexar e assinar documentos, e acompanhar cada etapa do processo sem sair de casa, bem como consultar e quitar débitos, inclusive com pagamentos via Pix. A comunicação entre gestores, Servidores e cidadãos fica ágil e eficiente, a modernização digital otimiza o tempo na resolução das demandas.
Facilidades muito esperadas pelo munícipe, como mostra estudo divulgado pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) em março: 60% dos cidadãos preferem o atendimento de serviços públicos por site, aplicativo ou mensagem de texto. Quanto ao motivo, 46% dos entrevistados disseram “economia de tempo”.
Cidades catarinenses são referência em modernização digital
Em Pomerode, por exemplo, engenheiros, arquitetos ou o proprietário de uma obra podem entrar com a solicitação de viabilidade e pagar as taxas devidas sem sair de casa. Pelo Portal de Autoatendimento, o processo tramita digitalmente entre as áreas administrativas, inclusive as aprovações e assinaturas. Tudo ocorre de forma automatizada e sem uso de papel. Para tanto, foram desenvolvidos workflows, que orientam os servidores para que cada procedimento/etapa seja realizado no momento certo, evitando perda de documentos e retrabalho.
“No passado, após a análise do projeto, o proprietário tinha de aguardar de uma a duas semanas para ter o alvará em mãos. Com o workflow, hoje é emitido em, no máximo, dois dias”, relata Dieter Klaus Weege, secretário de Planejamento e Meio Ambiente de Pomerode.
Weege explica que após ter o alvará em mãos, antes, o proprietário teria de abrir um novo protocolo para solicitar ligação de energia e água. “Hoje, este documento é emitido automaticamente após a assinatura do alvará, ficando disponibilizado para o proprietário através do processo de solicitação”, salienta.
Em Indaial, a Prefeitura automatizou os processos de compras, contabilidade e RH. Hoje a requisição ao compras é enviada digitalmente pela própria secretaria através de workflow. Ordem de compra, empenho, liquidação e pagamento são assinados todos de forma on-line. Assim evita-se que um documento fique parado na mesa do gestor aguardando aprovação. Então processos que levavam dias, até semanas, agora são executados rapidamente, com amplo controle e transparência. Inclusive a folha é calculada e empenhada toda de forma digital.
Em Pinhalzinho, o sistema de cadastro único e compartilhado entre os departamentos facilitou a tomada de decisão orientada a dados. “Toda gestão é norteada por indicadores, o software IPM oferece relatórios que facilitam o gerenciamento. Nós tivemos um incremento de 20% na arrecadação do IPTU, sendo que 85% foi pago na data em que o município auferiu”, salienta o secretário de Administração, Wanderlei Borba.
Principais benefícios do uso da tecnologia na gestão pública:
- Economia aos cofres públicos – a computação 100% em nuvem aposenta os servidores de banco de dados e o Centro de Processamento de Dados (CPD) dentro das Prefeituras. Também elimina a necessidade de softwares básicos, aplicativos e cabeamentos estruturados, bem como manutenções. Além disso, ainda gera economia com papel, material de escritório e Correios.
- Acessibilidade – um sistema 100% em nuvem permite acesso às informações 24h por dia, a partir de dispositivos com Internet. Dessa forma, os gestores públicos podem tramitar e assinar documentos digitalmente, bem como cruzar dados e gerar indicadores em tempo real, tornando a administração pública mais ágil e qualificada.
- Aumento da arrecadação – Prefeituras que operam com um sistema de cadastro único atualizado em tempo real arrecadam mais, pois têm mais informação. Por exemplo, fica mais fácil controlar históricos e cobranças dos impostos municipais, como o IPTU, ISS, ITBI, reduzindo a inadimplência. Por outro lado, também ganham funcionalidades que melhoram a fiscalização de tributos, evitando a sonegação, como: emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e), implantação de Nota Fiscal Premiada e um maior controle do ISSQN Bancos, entre outros.
- Maior transparência – com um sistema único e atualizado em tempo real, há publicação instantânea de dados nos Portais de Transparência. Uma demanda tão importante que o Governo Federal publicou o Decreto nº 10.540/2020, criando novas regras para o Siafic, as quais entrarão em vigor no dia 01/01/2023. Entre as determinações, está a exigência de único sistema para todo o ente federativo, que seja integrado aos sistemas estruturantes (gestão de pessoas, patrimônio, controle, etc), que reúna o registro de todos os atos e fatos da administração orçamentária, financeira e patrimonial, permitindo atualização e disponibilização dos dados em tempo real à população. Ou seja, não serão mais aceitos softwares de fornecedores diferentes, tampouco integrações que usem rotinas de atualização (com digitação, carregamento de dados, Webservice, API, etc), nem bases de dados não integradas.
- Automação de processos – a computação em nuvem permite a implantação de fluxos digitais (Workflow), para facilitar e agilizar os processos de todos os departamentos, do RH aos lançamentos tributários, como: solicitações de segunda via de Alvará de construção ou Habite-se, inscrição, alteração e baixa de cadastro econômico, entre outros. Esses lançamentos então são disponibilizados ao cidadão através do Portal de Autoatendimento da Prefeitura e/ou de aplicativo.
- Home Office – as Prefeituras que utilizam o sistema IPM não pararam nem mesmo durante a pandemia de Covid-19, diante da necessidade de lockdown para frear a transmissão da doença. Por contarem com um sistema 100% em nuvem e acesso 24h aos dados de qualquer lugar, os servidores puderam seguir trabalhando de casa. Da mesma forma, os cidadãos continuaram acessando o sistema dessas Prefeituras para solicitar e/ou acompanhar suas demandas.
- Fim das filas – com a oferta do autoatendimento à população, é qualificada a prestação de serviços públicos. Por exemplo, o cidadão pode agendar consultas, pagar ou parcelar impostos e taxas, pegar resultado de exames médicos, solicitar abertura de uma empresa, sem precisar de papel ou falar com um Servidor público. Mas, se quiser, pode usar o chat para sanar dúvidas. Tudo pelo celular, sem deslocamentos, trânsito ou filas.
Vídeo: 3 vantagens da modernização digital dos órgãos públicos
